הרכב ותדירות כינוס ועדות ההיגוי ייקבע במשותף. בנוסף, לעתים קרובות מוקמת ועדה מקצועית לפרוייקט אשר נפגשת בתדירות משתנה בהתאם לצורכי הפרוייקט. ישיבות ועדה מקצועית וועדת היגוי מתקיימות על פי סדר שנקבע מראש ובתאום כל המשתתפים. הארגון מתבקש לרשום פרוטוקולים, כאשר חברי הוועדות עורכים מעקב אחרי יישום ההחלטות המתקבלות.
על הארגון לדאוג לתיעוד הנעשה בפרוייקט - סוגי פעילויות שהתקיימו ומה מתוכנן בתקופה הקרובה.
זכרו - עשיתם עבודה ולא תיעדתם - כאילו לא עשיתם. מחקר מלווה אינו מחליף את עבודת הארגון.
אופן העברת תשלומים השתתפות הכספית של המוסד בפרוייקט משתנה מפרוייקט לפרוייקט.
חלקו של המוסד במימון הפרוייקט נקבע בהסכם המשפטי. התשלומים עבור הפרוייקט מתבצעים בהתאם למועדים הנקובים בהסכם שנחתם ומועברים לארגון באמצעות המחאה בנקאית או ישירות לחשבון הארגון . המוסד מעביר בדרך כלל מקדמה בתחילת הפעלת פרוייקט. תשלומי המוסד מתבצעים בהתאם להתקדמות בפרוייקט ובהתאם להוצאות בפועל.
אם הוצאות הפרוייקט נמוכות מהמתוכנן, השתתפות במימון תקטן בהתאם. אם הוצאות עבור הפרוייקט גבוהות מהמתוכנן המוסד ישא בסכומים שעליהם התחייב בהסכם בלבד. אי לכך יש לתת את הדעת למגבלות התקציב ולנהוג בהתאם ותמיד לתכנן מקורות מימון עתידיים. כל הוצאה בפועל מעבר לתקציב המאושר תהיה במימונכם. עם קבלת התשלומים הנכם תתבקשו למלא טופס אישור על קבלת התשלום בליווי קבלה מהארגון המאשרת קבלת התשלום.